IT & Automatisering

Deadlines bewaken

Het is de twaalfde. Van je honderdtachtig klanten hebben er zestig hun administratie nog niet aangeleverd.

1. 1

   De AI leest je mailbox en herkent wat er binnenkomt: een bon, een bankafschrift, of gewoon een vraag.

2. 2

   Wat compleet is gaat rechtstreeks je boekhoudpakket in, op de juiste grootboekrekening.

3. 3

   Wat ontbreekt, zet hij per klant in één herinnering, in jouw toon en met precies de stukken die je mist.

4. 4

   Wie na twee herinneringen niets van zich laat horen, komt als belafspraak in je agenda.

Alleen de uitzonderingen komen bij jou

Dossier en cliëntportaal

Er belt een nieuwe cliënt met een zaak tegen een partij waarvan je niet zeker weet of je die ooit hebt bijgestaan.

1. 1

   De AI doorzoekt je hele archief op namen, KvK-nummers en betrokkenen, ook in gescande bijlagen van tien jaar terug.

2. 2

   Geen conflict? Dan legt hij het dossier aan, haalt termijnen en zittingsdata uit de stukken en zet ze in de agenda.

3. 3

   De cliënt krijgt inloggegevens voor zijn eigen portaal: stukken, stand van zaken, en wat er van hem verwacht wordt.

4. 4

   Verandert er iets, dan ziet hij dat daar en hoeft hij jou niet te bellen.

Of je de zaak aanneemt, beslis jij

Van aanvraag tot opgeleverd project

Er komt een aanvraag binnen via een klussenplatform of via je website. Vanaf dat moment loopt alles in één dossier.

1. 1

   De aanvraag wordt meteen een dossier met adres, contactgegevens en de vraag, en het intakegesprek staat ingepland.

2. 2

   De intaker maakt ter plekke het inmeetrapport, met foto's en ingesproken notities die vanzelf worden uitgeschreven.

3. 3

   Daaruit volgt de offerte. De klant logt in en tekent hem met zijn vinger op zijn eigen scherm.

4. 4

   De facturen lopen mee met het werk, in vijf fases, te beginnen met de aanbetaling. In zijn portaal ziet de klant elke foto, fase en factuur.

Je klant tekent zelf, op zijn eigen scherm

Vraag en aanbod koppelen

Je krijgt een woning in de verkoop die nog niet op de markt is.

1. 1

   De AI legt hem naast alle zoekprofielen in je bestand en zet bovenaan wie er het best bij past.

2. 2

   Per match schrijft hij een bericht dat uitlegt waaróm juist dit pand bij die zoeker past.

3. 3

   Wie reageert, kiest zelf een bezichtiging uit de blokken die al in je agenda staan.

4. 4

   De brochure en het energielabel gaan automatisch mee met de bevestiging.

Dit doet hij helemaal zelf

Voorraad en inkoop

Een artikel loopt harder dan verwacht en je leverancier doet er drie weken over.

1. 1

   De AI weegt verkoopsnelheid, seizoen en levertijd per leverancier tegen elkaar af.

2. 2

   Hij ziet weken van tevoren aankomen wanneer een artikel uitverkocht raakt.

3. 3

   De inkooporder staat klaar bij de leverancier die het op tijd kan leveren, niet bij de goedkoopste die te laat is.

4. 4

   Komt er een retour binnen, dan gaat die vanzelf terug de voorraad in of naar de afboeking.

Zelfstandig, tot een grens die jij trekt

Van intakegesprek tot rapport

Je hebt een intakegesprek met een cliënt en neemt het op. Vanaf dat moment hoef je niet meer mee te schrijven.

1. 1

   De opname wordt uitgeschreven op je eigen apparatuur. Cliëntgegevens gaan niet buiten de deur.

2. 2

   Wat er gezegd is, staat op onderwerp geordend. Je leest het gesprek terug zonder het opnieuw af te luisteren.

3. 3

   Het sjabloon voor het intakerapport vult zich met wat uit dat gesprek komt.

4. 4

   Jij leest na en corrigeert waar het moet; niets wordt definitief zonder dat een mens het bevestigt.

Niet de computer besluit, jij bevestigt

Een zieke collega vervangen

Om tien voor zeven 's ochtends meldt iemand zich ziek voor de dagdienst.

1. 1

   De AI zoekt wie bevoegd én beschikbaar is en niet al in de overuren zit.

2. 2

   Hij houdt de cao aan en slaat over wie vorige week ook al inviel.

3. 3

   De kandidaten krijgen op volgorde een appje; de eerste die ja zegt, heeft de dienst.

4. 4

   Het rooster, de urenregistratie en de teamleider zijn meteen bij.

Om zeven uur is het al opgelost